Auteur David Allen geeft les: zonder stress en productief werken met Getting Things Done!

De verhalen van creatieve geesten die wakker werden met een briljant idee en daarmee de wereld wisten te veroveren zijn bij iedereen wel bekend. Een legendarische muzikant als Paul McCartney overkwam het met de song Yesterday bijvoorbeeld en zo zijn er talloze mensen geweest met een Eureka!-moment. Bij David Allen ging het niet zo makkelijk, hij heeft er hard voor moeten werken. Zijn Getting Things Done-methode is het gevolg van een reeks openbaringen die hij kreeg tijdens 35 jaar werkervaring in evenveel beroepen.

david 3De methode die hij beschrijft in het boek Getting Things Done is de manier om stress die in je hoofd zit te verminderen. Met zijn tips kun je onder meer de chaos uit je hoofd kwijt door handige lijsten te maken met projecten en actiepunten. Zijn boek verscheen eerder al in 2001, maar door de enorme stortvloed aan digitale informatie die nu op ons af komt (en de opkomst van het thuiswerken!) is de methode nog steeds volledig actueel. Het is voor ieder mens een essentieel boek om weer grip op de drukte van het dagelijks leven te krijgen. “Het werkt bij een CEO en een 6-jarige”, weet David Allen.

De tweede man
“Ik ben van nature een luie man”, vertelt auteur David Allen tijdens een workshop die hij geeft in zijn woonplaats Amsterdam. david 1“Bij de vele organisaties waar ik werkte was ik een tweede man die vooral meekeek hoe de manier van werken in het bedrijf verbeterd kon worden.” David Allen begint al snel op stoom te raken met zijn verhaal en toont al gauw zijn humoristische manier van vertellen. “Er zijn altijd dingen in het leven waar je geen controle over kunt hebben. Kinderen? Ik wens je veel succes! Maar e-mail en vergaderingen, die kun je wel onder controle houden. “

Deze Amerikaanse anti-stress denker is niet de enige die over dit onderwerp boeken schrijft. Maar het verschil met boeken als The Organized Mind is dat Allen zijn bevindingen kan ondersteunen met ruim 30 jaar praktijkervaring. “Veel mensen gebruiken hun hoofd als kantoor, maar daar is je brein niet voor gemaakt. Je hersens zijn er om patronen te herkennen als je bijvoorbeeld een nieuw gebouw binnen loopt, maar meer dan vier dingen tegelijk onthouden kan het niet aan. En na zeven dagen verdwijnt er ook weer een hoop uit je geheugen.”

Zwarte band

Getting Things Done
is eigenlijk een zelfde soort filosofie als die van de Oosterse vechtsporten. Voor karate moet je gefocust zijn, rust in je hoofd hebben om op je tegenstander te kunnen reageren. Allen, zelf in het bezit van een zwarte band, demonstreert enkele bewegingen om zijn voorbeeld te verduidelijken. Ook noemt hij enkele namen van grote uitvinders en componisten. Want ook de knapste koppen hadden maar 24 uur in een dag om tot hun creaties te komen. “Die 24 uur geldt voor iedereen, Bach had dan wel geen e-mails die hij moest beantwoorden maar hij had wel 20 kinderen!”

“Evan Taubenfeld, de gitarist van Avril Lavigne, begon voor Getting Things Done aan honderd songs per jaar. Na Getting Things Done maakte hij er ook echt honderd per jaar af.”

Voor ideeën heb je ruimte nodig. Door je hoofd leeg te maken sta je meer open voor nieuwe dingen. Waar het fout gaat is dat veel mensen kleine dingen in hun hoofd onthouden en daardoor steeds dezelfde gedachte hebben. “Als het een leuke gedachte is, dan is het natuurlijk niet verkeerd. Maar het is geen handige manier om je hersens te gebruiken.” Hoe doet deze vriendelijke Amerikaan, die gewoon en keurig gekleed in een grijs overhemd deze groep mensen te woord staat dat dan zelf? Allen vouwt zijn portefeuille open en toont een klein notitieboekje. Hier noteert hij bijvoorbeeld de naam van een goed restaurant, dat een kennis hem getipt had.david 2

Met e-mail en social media werkt dat minder goed, dan is het zaak korte taken snel af te handelen en ingewikkelde klussen te bewaren in een aparte map (“shut the monkey up”). Dat zijn de mails voor een later moment, je kunt deze vervolgens in alle rust afhandelen, maar je kunt ze ook delegeren of indien mogelijk helemaal verwijderen. “Er zit ook een knop op het toetsenbord genaamd DELETE, veel mensen hebben daar geen idee van en ze bewaren alles”, zegt Allen lachend. “E-mail is een taaie kluif en volkomen willekeurig, zowel e-mail als social media. Daarom is het ook zo verslavend. ”

“Er zit ook een knop op het toetsenbord genaamd DELETE, veel mensen hebben daar geen idee van.”

Actiepunten
Veel mensen hebben al het nut van lijstjes maken ontdekt. Dingen op papier zetten en afstrepen geeft voldoening. Niets mis mee vindt ook Allen. “Prima, als je beter slaapt met een blocnote naast je bed dan moet je dat zeker doen! Het is alleen niet de bedoeling dat je een dwangmatige lijstjes maker wordt die alles maar opschrijft.” Getting Things Done

Veel mensen maken to do-lijsten met steekwoorden: ‘verhuizing’, ‘kat’ of ‘energiebedrijf’. Volgens Allen kun je veel meer helderheid krijgen door de actiepunten te noteren zodat het vorige voorbeeld verandert in ‘boeken in verhuisdozen doen’, ‘kattenvoer kopen’ of ‘energiebedrijf bellen over teruggave’. Wat David Allen ook te weten kwam in de bedrijven waar het werk te veel bleef liggen of niet kon worden afgemaakt is dat er dan vaak te veel vanuit de directie naar beneden werd afgeschoven. “Dat het andersom gebeurde heb ik nooit meegemaakt.”

Dansje
Tot slot doet David Allen ook nog een dansje om te illustreren wat er vaak gebeurt na een gezellige netwerkborrel. Een week later vind je een stapel visitekaartjes terug, maar je hebt geen idee meer wie het waren of wat je met ze hebt besproken. Davids tip: meteen opbergen! Heb je een ander probleem, zoals de NRC-journaliste die bijvoorbeeld wat last heeft van verhuisstress? Niet nodig. Allen: “Stap voor stap de klussen doen die gedaan moeten worden en geen zorgen, want een verhuizing komt nooit af! Iedereen heeft wel ergens twee dozen op zolder liggen die nooit zijn uitgepakt na een verhuizing. Vergeet trouwens nooit te labelen want anders ga je automatisch en elke keer als je er langs loopt afvragen wat er in hemelsnaam ook alweer in die doos zit!”

Ook behoefte aan meer rust in je hoofd en minder stress? De nieuwe editie van Getting Things Done is sinds 23 juni verkrijgbaar!

Door: Thomas Spiekerman

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s